让档案成为企业管理的“金钥匙” |
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近日，从国家档案局传来喜讯，中国兵器工业集团内蒙古北方重工业集团有限公司制作的专题片《档案见证“极端制造”——内蒙古北重集团3.6万吨黑色金属垂直挤压大口径厚壁无缝钢管项目档案管理纪实》荣获国家档案局建设项目档案微视频入围奖。多年来，北重集团档案馆不断加强档案管理，提高人员综合素质，加快建设数字化档案馆，利用现代管理方法为企业提供有效服务，为履行好强军首责、推动高质量发展、共创北重发展新时代作出积极贡献。 以文化人 “半边天”成了“顶梁柱” 走进技术中心档案馆内，顺着楼梯看到走廊内悬挂着数十张照片，每组照片就像时间的画轴记录着公司改革发展的历史变迁，也让这座由旧厂房改造的办公楼显得更加庄重神秘。 档案馆办公楼于1996年地震后厂房改造而成，环境较差。干净整洁的环境更有利于资料的保存，为此，档案馆女工们齐上阵，自己动手，花费极少的材料费对工作环境进行改造。档案女工26人，占员工总数80%以上。在自治区巾帼文明岗创建中，为了凸显档案馆特色，女工们自己设计文案，每天蹲在地下一点点把起皮的水泥地面铲平，刷上绿色油漆，在墙面和地面手绘图案……独具特色的文化阵地展现了档案馆的精神面貌。干净整洁、充满文化气息的档案馆让前来调研的领导们感慨到：“看似破旧的地方却充满着生机，可见这是一个优秀的团队。” 档案资料是企业拥有的宝贵财富，提升档案资源的收集、保管、利用价值，助推企业发展、实现价值创造是档案工作的目标和方向。为了更好地服务各单位，档案馆利用兵器档案工作会、中国机电兵船档案学会等为大家提供学习交流平台。每年组织开展主题征文、知识竞赛、专题讲座等，加大对各单位专兼职人员的培训力度，增强各级人员对档案工作的责任意识，为公司档案管理的有效推进奠定坚实基础。 多年来，档案馆先后获得自治区“巾帼文明岗”、“全区档案工作先进集体”，包头市 “档案工作先进集体”、“十佳巾帼文明岗”，集团公司“十二五”档案工作先进集体等称号。 盘活史料 “死档案”焕发“第二春” 档案编研是根据企业和馆藏资源需求，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案材料、参与编史修志、撰写论文专著等工作。 刚刚参加完学术交流的韩阳还没顾上休息又赶到办公室扫描老照片。她告诉笔者，一次偶然的机会发现档案馆堆积着很多退休员工移交的老照片，由于缺少照片说明，大量照片被闲置，无法归档，觉得很心疼。一张张黑白照片，记录着企业的开创史、奋斗史……锁在档案柜中太可惜了!于是韩阳对照片一张张研究，与厂史事件进行核对，找出能说明事件的照片进行翻拍扫描。她还利用ps软件进行修复，再把老照片转化为电子版，创建了老照片专题档案。“很多同事说这个工作量太大了，你别太着急。可我觉得非常珍贵，因为它们记录着公司的历史，我要尽快完成，即使每天只能确认几张，也要把历史保留下来。”韩阳坚定地说。 韩阳从事档案编研工作已经十年，一直负责历年年鉴，大事记及公司各种编研课题的编撰工作。编研工作需要良好的文字功底、计算机操作、图片处理等能力，多年来她坚持自学，提高写作能力，多次在公司开展的征文中获奖。她能熟练操作office各种软件进行编研成果的排版，自学图片处理软件，完成了十余部编研成果的封面及版面设计，多项编研成果荣获中国机电兵船编研成果二等奖。韩阳将照片档案创建成电子照片档案专题数据库，进行细化分类，提供同类照片参考，极大提高查阅效率，被集团公司档案馆选为代表案例参加国家档案局举办的“全国档案资源开发利用优秀案例”进行交流汇报。作为科技带头人的优秀代表，韩阳和同事们主动作为，把库房里的“死档案”变成高效便捷的“活资料”。 数字化建设 “信息资源”升级“智能管理” 数字档案馆建设是实现档案信息化的一项重要内容，有利于档案永久存储和安全保管，更有利于实现档案信息的资源共享。档案馆每年复印晒图就要100多万张，大多数都是公司防务产品图纸，劳动强度较大。为此，档案馆结合建数字化企业的契机，对数字化设备和系统进行深入研究。档案馆馆长杨云旺介绍：“过去，防务事业部技术部需要晒工艺卡片和图纸，在系统内打印出蜡图再送到档案馆进行晒制蓝图，周期较长。我一直在想，能不能直接在系统出蓝图，减少出蜡图环节，缩短时间、节约费用?” 方案敲定后，档案馆立即组织技术人员与防务事业部技术部责任人探讨，寻求解决办法。从今年7月份开始，他们不断尝试，在不到2个月时间完成了直接出蓝图的试验工作，预计明年年初投入运行。 为融入公司建设数字化企业战略，更好地开发利用档案信息资源，档案馆引进光典档案信息资源管理系统，开始了档案现代化建设新征程。2014年，公司档案馆被列入集团公司第二批数字档案馆建设试点单位。随着软硬件逐渐到位，与oa等业务系统接口实现互联互通，数字档案馆建设稳步进行;2017年，档案管理系统在公司实施并成功上线运行;2018年，公司数字档案馆顺利通过“集团公司一级数字档案馆建设”测评与验收，成为兵器系统档案工作的先行者。目前，公司档案工作基本实现了由传统的管理方式向信息化、数字化管理的重大转变，逐步迈入档案资源局域网共享的信息时代。“建成后的数字档案馆，能够紧跟公司信息化发展步伐，以及大数据时代数据管理要求。档案管理系统不仅仅可以实现在线档案方便查询，更多地让对公司有价值的数据在数字档案馆系统整合形成“资源池”，充分运用数据挖掘技术，发挥档案对企业管理、生产驱动和知识管理的作用。”杨云旺描绘了公司数字档案馆的蓝图。(赵馨) |
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